10. november 1998

EDI-systemerne skal gøres klar til euroen

af Gurli Olstrøm (guo@pls.dk) PLS Consult og Arne Winther (awi@fl.dk), Fischer & Lorenz A/S.

I løbet af overgangsperioden til indførelsen af euroen fra den 1. januar 1999 til den 1. januar 2002, skal de virksomheder, der ønsker at handle med europæiske kunder og leverandører, være klar til at kunne håndtere euroen i deres IT-systemer. EDI-systemer skal på dette tidspunkt kunne understøtte en hvilken som helst samhandel mellem virksomheder med flere valutaer. Dette kræver en analyse af en virksomheds forretningsmæssige behov og dertilhørende ændringer i applikationer, EDI-moduler og anvendelsesvejledninger til EDI-systemerne. Og her spiller tiden en vigtig rolle.

Danmark deltager ikke i ØMU'en, men man kan forvente at mange virksomheder vil "euro-forberede" deres forretning, så de er klar til at handle med de lande, som deltager i ØMU'en. Selv om det danske erhvervsliv hidtil har været vant til at arbejde med mange valutaer i eksporten, vil indførelsen af euroen forstærke behovet - også i handler som hidtil har været ført i danske kroner - f.eks. i rent indenlandsk handel. Hermed vil euroen komme til at fungere som en parallel valuta også ved national handel i Danmark. Dette kræver, at der bliver sat fokus på informationsteknologiske systemer. Software og data skal modificeres for at kunne håndtere euroen. Dette gælder også standarden inden for elektronisk handel - EDIFACT. EDIFACT er en international standard, som beskriver de dokumenter, der udveksles ved elektronisk handel (faktura, købsordre, betalingsinstruktion, transportinstruktion o.l.).

For at sikre at den elektroniske dataudveksling vil understøtte de forretningsmæssige behov, når det bliver nødvendigt at kunne handle med euro, er der forskellige forhold, der skal være opfyldt: De applikationer, der føder og fortolker data henholdsvis til og fra EDI-modulet skal kunne håndtere euroen. EDI-modulet skal kunne håndtere en ny og evt. to samtidige valutaer. Det forudsætter at selve EDIFACT-meddelelsesstandarden kan håndtere den nye mønt.

Eksempelvis er UN/EDIFACT meddelelsesstandarden for faktura (version D.97B) i dag klar til at kunne håndtere den nye europæiske fællesmønt euroen. Men det er de anvendelsesvejledninger, som det danske erhvervsliv benytter sig af ikke. De seneste anvendelsesvejledninger, som en stor del af det danske erhvervsliv har baseret sine EDI-systemer på, giver ikke mulighed for at angive separat møntfod for alle beløb, der kan forkomme i en EDI-meddelelse. Da udgivelsesfrekvensen for de fleste anvendelsesvejledninger er hvert 3-4 år, vil det danske erhvervsliv have behov for at bruge euro i forbindelse med EDI-systemer før den nødvendige opdatering er sket.

 

Valutaspecificering

Det er endnu uklart, hvilke forretningsmæssige behov virksomhederne vil få ved indførelsen af euroen, og dermed er det også svært at specificere, hvilke ændringer der konkret er brug for mht. EDI-meddelelser. Angivelse af et beløbs møntfod må dog anses for at være en så central funktion, at det bør være muligt at angive separat møntfod for alle beløb, der kan forekomme i en EDI-meddelelse.

I EDIFACT-standarden er der tre segmenter der kan indeholde pengebeløb: MOA- anvendes til at specificere pegebeløb af forskellige typer, PRI- benyttes til at angive prisinformationer, CUX bruges til at specificere den benyttede valuta i en given sammenhæng.

MOA segmentet indeholder et dataelement, der kan benyttes til at angive møntfoden for det aktuelle beløb. I anvendelsesvejledningerne skal dette dataelement blot altid være specificeret til at kunne indeholde data for ikke at skabe problemer. Dette er ikke altid tilfældet i dag.

PRI segmentet giver isoleret set ikke mulighed for at indikere en møntfod. Skal dette segment kunne bruges til at angive priser i forskellige møntenheder, må det derfor optræde sammen med et segment som kan indeholde denne information. Dette gøres med segmentet CUX, som netop benyttes til at angive valutaenheder for beløb i andre segmenter i meddelelsen.

 

Få ændringer er nødvendige

I eksemplet med faktura er de nødvendige ændringer foretaget på UN/EDIFACT niveau. Så her gælder det om at de EDI-organisationer, der formulerer anvendelsen af standarden lokalt, f.eks. i Danmark, fremskynder næste version af deres anvendelsesvejledninger, så ændringerne kan nå at slå igennem hos brugerne i tide. Følgende ændringer skal foretages:

Herefter er det så op til de virksomheder at aftale, hvornår og hvordan valuta-felterne anvendes.

I de faktura-anvendelsesvejledninger, der benyttes i Danmark i dag, er det ikke muligt at angive valuta ved alle beløb og priser. Det er for eksempel ikke muligt at angive vejledende udsalgspriser i flere forskellige valutaer. Mange andre meddelelsestyper anvender også beløb- og pris-informationer. Det gælder f.eks. finans- og transport-meddelelser. Alle disse EDIFACT-meddelelser bør undersøges for at konstatere om de er euro-parate.

I forbindelse med indførelsen af euroen, vil de største problemer vise sig i de eksisterende applikationer og mapninger mellem de interne formater i applikationer og EDI-modulet. Men selve EDI-modulet skal også klargøres til euroen, og med den langsigtede udgivelsesfrekvens af anvendelsesvejledningerne er det nødvendigt at erhvervslivet får sat fokus på deres forretningsmæssige behov i forbindelse med euroen. Herefter skal disse behov formidles videre til de relevante organisationer, så de nødvendige ændringer kan blive indarbejdet i tide. Ellers kan der gå 3-4 år før næste version af de anvendelsesvejledninger, størstedelen af erhvervslivets EDI-systemer baserer sig på, foreligger. Flere EDI-organisationer i Danmark er opmærksomme på problemstillingen. Imidlertid er det erhvervslivets ansvar at gøre opmærksom på de forretningsmæssige behov der måtte opstå - inden det er for sent.